Manuale d'uso di StockFlow ERP

1. Introduzione

StockFlow ERP è il gestionale per negozi che tiene insieme cassa, magazzino, clienti e incassi di uno o più punti vendita. Funziona dal browser (Chrome, Edge, Safari) su computer, tablet e telefono: non serve installare programmi, basta una connessione a internet. Se la connessione cade, la cassa continua a vendere (vedi il capitolo 9).

Cosa serve in negozio

• Un computer o un tablet con un browser aggiornato.
• Un lettore di codici a barre (la «pistola»): legge le etichette degli articoli, gli scontrini, le gift card e i buoni. Senza lettore si può scrivere il codice o cercare l'articolo per nome.
• Una stampante per scontrini (facoltativa) per lo scontrino di cortesia, lo scontrino regalo, i buoni e le ricevute.

Il menu

Il menu laterale è diviso in gruppi: Vendite, Catalogo, Magazzino, Clienti, Analisi, Amministrazione e Supporto. Ognuno vede solo le voci adatte al proprio ruolo (vedi il capitolo 20). Anche dentro il gestionale, alla voce Supporto › Manuale, trovi una guida rapida filtrata per il tuo ruolo.

2. Primo accesso e negozi

Entrare nel gestionale

1. Apri l'indirizzo del gestionale che ti è stato consegnato e inserisci email e password.
2. Se hai dimenticato la password premi «Password dimenticata?»: ricevi per email un link per sceglierne una nuova.
3. Dopo l'accesso si apre la Dashboard.

Le password devono avere almeno 8 caratteri, con almeno una lettera maiuscola, un numero e un carattere speciale (per esempio !, #, @).

Il primo negozio

Al primissimo accesso, se l'azienda non ha ancora un punto vendita, il gestionale chiede di crearlo:

1. Scrivi un codice breve del negozio (per esempio le iniziali della città) e il nome del negozio.
2. Aggiungi, se vuoi, città, indirizzo e telefono.
3. Scegli subito i brand e le categorie che vendi (si possono aggiungere anche dopo) e conferma.

Altri punti vendita si aggiungono in Impostazioni › Negozi.

Il selettore del negozio

In alto c'è il selettore del negozio: vendite, resi, chiusura, giacenze e report si riferiscono sempre al negozio scelto lì. Chi lavora in un solo negozio vede solo quello.

• Commesse e responsabili vedono e lavorano solo sui negozi a cui sono assegnati: le vendite di un altro negozio non sono mai visibili.
• Giacenze degli altri negozi: si possono consultare in sola lettura, per dire al cliente se un articolo è disponibile nell'altra sede.
• Gift card: valgono in tutti i negozi.
• Cambi e resi: un articolo comprato in un negozio si può rendere o cambiare in un altro.
• L'amministratore vede sempre tutti i negozi.

3. Dashboard

La Dashboard è la pagina iniziale e riassume la situazione del negozio selezionato:

• Numeri principali: totale prodotti, valore del magazzino, articoli sotto-scorta.
• Sotto-scorta: gli articoli che hanno raggiunto la quantità minima e vanno riordinati.
• Movimenti recenti: gli ultimi carichi e scarichi.
• Trasferimenti in attesa: le richieste tra negozi che aspettano un'azione.

4. Prodotti e varianti

Il catalogo si trova in Catalogo › Prodotti. Ogni prodotto ha nome, brand, categoria, genere, fascia d'età, stagione, prezzo di vendita, prezzo di acquisto (facoltativo), aliquota IVA (Imposta sul Valore Aggiunto: 0%, 4%, 5%, 10% o 22%) e, se vuoi, una foto per riconoscerlo a colpo d'occhio.

Creare un prodotto con taglie e colori

1. Apri Catalogo › Prodotti e premi «Nuovo prodotto».
2. Compila i dati principali: SKU (Stock Keeping Unit, il codice dell'articolo: puoi leggere con la pistola il codice a barre dell'etichetta direttamente in questo campo), nome, brand, categoria, prezzo e aliquota IVA.
3. Nel riquadro «Varianti (Taglia + Colore)» premi «Aggiungi» per ogni combinazione: per esempio «Tg. 6 anni – Rosa», «Tg. 8 anni – Rosa».
4. Per ogni variante puoi indicare la quantità iniziale e la scorta minima sotto la quale l'articolo viene segnalato.
5. Salva. Ogni variante ha la sua giacenza in ogni negozio.

Codici a barre

In cassa e nei movimenti basta leggere con la pistola il codice a barre dell'etichetta: il gestionale riconosce sia lo SKU del prodotto sia il codice della singola variante (taglia e colore). I codici delle varianti si caricano con l'import da file CSV (colonna «Barcode») oppure con l'aggiunta rapida dalla cassa. Nella scheda prodotto trovi la giacenza per negozio e lo storico dei movimenti.

Aggiunta rapida dalla cassa

Se in cassa leggi un codice a barre che non è ancora in catalogo, il pulsante «+» apre l'Aggiunta rapida prodotto: crei l'articolo (brand, categoria, taglia, colore e prezzo) e lo aggiungi al carrello senza uscire dalla vendita.

Importare il catalogo da file CSV

Per caricare molti articoli insieme si usa un file CSV (Comma-Separated Values: un file di testo a colonne che si apre e si salva con Excel). Funzione riservata ad amministratore e responsabile.

1. Apri Catalogo › Import Prodotti e scarica il modello.
2. Compilalo con Excel, una riga per ogni variante: SKU, nome, brand, categoria, fascia d'età, genere, stagione, prezzo di acquisto e di vendita, taglia, colore, codice a barre e quantità. Il separatore delle colonne è il punto e virgola (;).
3. Carica il file: compare un'anteprima con le colonne riconosciute e gli eventuali errori riga per riga.
4. Conferma. Brand e categorie che non esistono ancora vengono creati da soli; le righe con errori vengono saltate e riepilogate.

5. Magazzino

Inventario e sotto-scorta

In Magazzino › Inventario vedi la giacenza di ogni prodotto e variante nel negozio selezionato. Gli articoli sotto la soglia minima sono evidenziati in rosso.

• «Min Stock»: imposta la scorta minima di un articolo.
• «Correzione»: corregge la giacenza dopo un conteggio fisico. Ogni correzione chiede una motivazione e resta registrata nei movimenti.

Scorta minima e correzioni sono riservate ad amministratore e responsabile.

Caricare la merce arrivata

1. Apri Magazzino › Movimenti e premi «Carico/Scarico».
2. Seleziona il tipo CARICO (merce in entrata) oppure SCARICO (merce in uscita).
3. Leggi con la pistola i codici degli articoli e indica le quantità: puoi registrare più articoli in una volta sola.
4. Conferma: la giacenza del negozio si aggiorna subito.

Storico movimenti

Ogni variazione di giacenza diventa un movimento: carico, scarico, vendita, reso, correzione, trasferimento. Per ciascuno restano data, utente, prodotto, variante, quantità e note. Lo storico si filtra per data, tipo, prodotto e utente.

6. Trasferimenti tra negozi

Con più punti vendita la merce si sposta da un negozio all'altro con un percorso controllato, in Magazzino › Trasferimenti (amministratore e responsabile).

1. Premi «Nuovo» e scegli negozio di origine e di destinazione.
2. Aggiungi articoli e quantità. Puoi salvarlo come bozza e modificarlo, poi inviare la richiesta.
3. Il negozio di origine spedisce: solo in quel momento la merce esce dalla sua giacenza.
4. Il negozio di destinazione riceve: la merce entra nella sua giacenza. Se arriva meno merce (per esempio un capo danneggiato) si conferma una ricezione parziale con le quantità reali.

Un trasferimento si può anche annullare o rifiutare indicando il motivo.

7. Cassa: nuova vendita

La cassa si apre da Vendite › Vendite con il pulsante «Nuova vendita». Controlla sempre in alto che sia selezionato il negozio giusto.

Fare una vendita passo per passo

1. Aggiungi gli articoli: leggi il codice a barre con la pistola nel campo Barcode. Se ci sono più taglie o colori si apre la scelta della variante. Leggendo due volte lo stesso codice la quantità aumenta.
2. Articoli senza etichetta: usa «Cerca articolo per nome» e scrivi almeno 2 lettere di nome, brand, colore o taglia (anche più parole insieme, per esempio «body rosa 6»). Compaiono solo gli articoli disponibili nel negozio, con prezzo, eventuale saldo e pezzi disponibili.
3. Scegli la commessa che ha seguito la vendita, se il negozio le usa (vedi il capitolo 20).
4. Collega il cliente (facoltativo): cercalo per nome e cognome, telefono o tessera. Se non c'è, scrivi nome e cognome e premi «+ Nuovo cliente»: viene creato e collegato alla vendita.
5. Sconti: puoi applicare uno sconto in percentuale o in euro sul singolo articolo o sull'intero scontrino, entro i limiti della politica sconti.
6. Gift card, buono reso, buono sconto, premio fedeltà: se il cliente ne ha uno, inseriscilo o leggilo con la pistola nel riquadro corrispondente; l'importo viene scalato dal totale.
7. Scegli il pagamento: contanti, carta o misto (vedi sotto).
8. Premi «Registra vendita»: la giacenza viene scalata e si apre la scheda della vendita, da cui stampi lo scontrino.

Pagamenti

• Contanti: nel campo facoltativo «Ricevuto €» scrivi la banconota ricevuta e il gestionale mostra il resto da dare.
• Carta: il totale viene registrato come pagamento elettronico.
• Misto: scrivi quanto paga il cliente in contanti e la parte con carta si calcola da sola (o viceversa). La ripartizione finisce nello scontrino e nella chiusura giornata.
• Gift card, buono reso e buoni sconto si combinano con il pagamento del residuo.

Elenco vendite

In Vendite › Vendite filtri per periodo (dal/al) e cerchi per codice. Se leggi con la pistola il codice a barre di uno scontrino nel campo di ricerca, si apre direttamente quella vendita.

8. Scontrino e scontrino regalo

Scontrino di cortesia

Dopo la registrazione si apre la scheda della vendita: premi «Stampa scontrino». Se l'amministratore ha attivato la stampa automatica, lo scontrino parte da solo. Lo scontrino stampato dal gestionale è un documento di cortesia, non fiscale: il collegamento al registratore telematico è descritto nel capitolo 23.

Scontrino regalo

È uno scontrino senza prezzi, totali, sconti, pagamento né dati del cliente, da mettere nel pacco.

1. Prima di registrare la vendita spunta «Stampa anche scontrino regalo», oppure dopo, dalla scheda della vendita, premi «Scontrino regalo».
2. Togli la spunta agli articoli che non sono un regalo.
3. Premi «Stampa scontrino regalo»: escono gli articoli (marca, nome, taglia, colore, quantità), la frase con i giorni per cambi e resi e il codice a barre della vendita.

Quando torna chi ha ricevuto il regalo, basta leggere il codice dello scontrino regalo in cassa per avviare il cambio o il reso (vedi il capitolo 10). I giorni validi e un testo facoltativo si impostano in Impostazioni › Scontrino regalo (30 giorni se non indicato).

9. Vendere senza connessione

Se internet manca (anche con il Wi-Fi acceso ma senza rete), la cassa continua a vendere:

• le vendite vengono messe in coda sul dispositivo e inviate da sole appena la rete torna (il gestionale riprova ogni minuto);
• un indicatore in alto mostra quante vendite sono in attesa;
• una vendita non viene mai registrata due volte, anche se la connessione cade a metà;
• la vendita mantiene l'ora reale: una vendita della sera inviata il mattino dopo finisce nella chiusura del giorno giusto, con la nota «Registrata senza connessione»;
• la ricerca per nome funziona sul catalogo salvato nel dispositivo, aggiornato a ogni accesso e a ogni cambio di negozio.

10. Resi, cambi e buono reso

Reso al banco

1. Apri Vendite › Resi e premi «Nuovo reso».
2. Leggi con la pistola il codice a barre dello scontrino (anche dello scontrino regalo) oppure cerca la vendita per numero o data: si apre con gli articoli ancora restituibili.
3. Scegli gli articoli e le quantità da rendere (reso totale o parziale) e il motivo.
4. Conferma: la merce rientra nella giacenza del negozio e il reso finisce nello storico movimenti.
5. Se rimborsi con un buono reso, dalla scheda del reso premi «Stampa buono reso» e consegnalo al cliente.

Cambio in cassa

Per un cambio merce si lavora direttamente nella nuova vendita: leggi il codice dello scontrino (o dello scontrino regalo) nel campo Barcode, spunta gli articoli da rendere e premi «Aggiungi al reso»; poi aggiungi i nuovi articoli. La differenza viene calcolata nello stesso scontrino e il reso non genera un buono spendibile, perché è già compensato.

Il buono reso (credito reso)

• Il valore del reso può diventare un buono a scalare: il cliente lo spende in uno o più acquisti fino a esaurire il saldo.
• In cassa, nel riquadro «Credito reso», leggi il codice del buono, premi «Verifica» e poi «Usa tutto il reso» oppure scrivi l'importo (anche con la virgola, per esempio 25,50).
• Il buono scade dopo 15 giorni (fino a fine giornata); l'amministratore può cambiare i giorni in Impostazioni › Buono reso e merce da parte.
• Nella scheda del reso trovi saldo residuo e utilizzi.

Resi tra negozi

Un articolo comprato in un altro negozio si può rendere o cambiare qui: compare l'avviso «Vendita effettuata a …», vedi solo articoli, quantità e prezzi pagati (nessun dato del cliente o del pagamento) e il reso si registra nel negozio corrente, dove rientra la merce.

11. Merce da parte con acconto

Il cliente lascia un acconto e ritira la merce entro un certo periodo: nel frattempo nessuno può venderla.

1. In cassa aggiungi gli articoli al carrello, seleziona il cliente (e la commessa) e premi «Metti da parte con acconto».
2. Indica l'acconto (minimo 10 €, oppure il valore della merce se è più basso) e come paga il cliente.
3. La merce esce subito dalla disponibilità e viene stampata una ricevuta con il codice PRE… e il codice a barre da consegnare al cliente.
4. Altri acconti si registrano dalla scheda con «Nuovo acconto», senza superare il saldo.
5. Al ritiro apri Vendite › Merce da parte (oppure leggi il codice della ricevuta) e premi «Ritira e incassa il saldo»: diventa una vendita normale, con scontrino e punti fedeltà, e si paga solo il saldo.

Dopo 15 giorni la merce risulta «Scaduta» ma non si annulla da sola: puoi prorogarla, farla ritirare oppure annullarla. Annullando, la merce torna disponibile e scegli cosa fare dell'acconto: trasformarlo in un buono del cliente, restituirlo in contanti o su carta, oppure trattenerlo. Giorni e acconto minimo si cambiano in Impostazioni › Buono reso e merce da parte.

12. Gift card

Le gift card sono buoni regalo con un valore precaricato, spendibili in più acquisti e in tutti i negozi.

Vendere una gift card al banco

1. In cassa premi «Vendi gift card» (in alto a destra) oppure apri Vendite › Gift Card.
2. Scegli l'importo e indica come ha pagato il cliente (contanti o carta, obbligatorio). Se vuoi aggiungi destinatario, chi la regala e una dedica.
3. Incassa l'importo e conferma: si apre il PDF della gift card con il codice a barre, da stampare e consegnare.

Ricarica, saldo e utilizzo

• Ricarica: cerca la card nella lista, premi «Ricarica», indica importo e metodo di pagamento.
• Verifica saldo: in cima alla pagina Gift Card, scrivi o leggi il codice.
• Pagare con la gift card: in cassa leggi il codice nel riquadro Gift Card; il saldo residuo si aggiorna da solo.
• La commessa vende e ricarica card da 5 € a 500 €, valide 12 mesi. Importi più alti, scadenze diverse e la disattivazione di una card smarrita sono riservati al titolare o al responsabile.

Gift card online

Le gift card si possono vendere anche dal sito web del negozio, con pagamento con carta online: il destinatario riceve per email un PDF con i colori e il logo del negozio. Nell'elenco del gestionale compaiono con origine «Sito».

Registro gift card

In Vendite › Registro gift card (titolare e responsabile) trovi insieme le card vendute in negozio, quelle vendute dal sito e il loro utilizzo in cassa, con il saldo ancora da spendere. Scegli negozio e periodo e scarica il PDF da dare al commercialista.

13. Buoni sconto

I buoni sconto sono un regalo al cliente da usare in un acquisto successivo: in euro (un credito che si scala anche in più acquisti) oppure in percentuale (valido per un solo acquisto). Il modulo si attiva e si regola in Impostazioni › Buoni sconto.

• Emissione automatica: se attiva, a fine vendita il cliente riceve il buono della soglia di spesa più alta raggiunta (per esempio da 100 € di spesa un buono da 10 €). Un riquadro in cassa avvisa prima di registrare.
• Emissione a mano: dalla scheda vendita («Emetti buono sconto») o dalla pagina Vendite › Buoni sconto, solo per i ruoli autorizzati ed entro il valore massimo deciso dall'amministratore.
• Consegna: si stampa un biglietto da 80 mm con codice a barre, oppure parte per email ai clienti che hanno dato il consenso privacy.

Usare un buono in cassa

1. Leggi il codice del buono (BS-…) nel campo Barcode, oppure scrivilo nel riquadro «Buono sconto» e premi «Verifica».
2. Il gestionale controlla scadenza, spesa minima, cliente intestatario e con cosa si può usare insieme.
3. Lo sconto compare nel totale e sullo scontrino come riga «BUONO SCONTO».

Se la vendita che ha generato un buono viene resa, il buono non ancora usato si annulla (se previsto nelle impostazioni). Titolare e responsabile possono annullarlo anche a mano, indicando il motivo. La pagina Buoni sconto contiene il registro completo, con filtri ed esportazione per Excel.

14. Saldi e politica sconti

Mettere in saldo più articoli insieme

1. Apri Catalogo › Saldi/Sconti (amministratore e responsabile).
2. Filtra per brand o categoria, oppure scegli i singoli prodotti.
3. Imposta la percentuale di sconto e, se è una promozione a tempo, le date di inizio e fine.
4. Conferma: in cassa il prezzo scontato compare accanto al prezzo originale.

Ogni saldo si può sospendere o togliere in qualsiasi momento per tornare al prezzo pieno.

Politica sconti

In Impostazioni › Politica Sconti l'amministratore decide:

• lo sconto massimo che si può applicare a mano in cassa;
• se è permesso un secondo sconto su un articolo già in saldo.

La cassa applica queste regole a tutti e avvisa la commessa quando uno sconto non è ammesso.

15. Clienti e consenso privacy

Anagrafica

• In Clienti › Clienti crei un cliente con nome, cognome, telefono, email e data di nascita. Obbligatori solo nome e cognome.
• Se esiste già un cliente con lo stesso nome compare un avviso: aggiungi telefono o una nota per distinguerli. L'email, se c'è, deve essere unica.
• Ogni cliente riceve una tessera fedeltà con un codice univoco.
• Nella scheda cliente trovi lo storico degli acquisti, i punti accumulati e i premi riscattati.
• La ricerca trova i clienti per nome e cognome (anche insieme, per esempio «Anna Rossi»), telefono, note o codice tessera.

Consenso privacy dato dal cliente

Il consenso al trattamento dei dati personali, come richiede il GDPR (General Data Protection Regulation, il Regolamento europeo sulla protezione dei dati), lo dà il cliente in prima persona, dal proprio telefono: la commessa non può spuntarlo al suo posto.

1. Per un cliente già in anagrafica premi «QR consenso» (nella scheda cliente, nella scheda vendita o in cassa).
2. Il cliente inquadra il codice QR con la fotocamera del telefono.
3. Legge l'informativa e conferma: il consenso viene registrato con la data.

I nuovi clienti possono iscriversi da soli, inquadrando il QR della locandina «Iscriviti alla Carta Fedeltà» (vedi il capitolo 17): compilano il modulo, accettano l'informativa e ricevono subito il codice della tessera.

16. Programma fedeltà a punti

Il programma si configura in Clienti › Fedeltà (solo amministratore):

1. Imposta quanti punti per ogni euro speso.
2. Imposta la soglia premio: i punti necessari per ottenere un premio.
3. Scegli il tipo di premio (sconto in percentuale, sconto fisso o buono) e il suo valore.
4. Scegli il prefisso del codice tessera e attiva il programma.

• I punti si accumulano da soli a ogni vendita collegata al cliente.
• In cassa, con il cliente selezionato, il gestionale propone il premio quando la soglia è raggiunta.
• In caso di reso i punti vengono tolti in proporzione.
• Il cliente può vedere la sua tessera digitale con i punti dal telefono.
• La pagina Fedeltà mostra anche i compleanni della settimana.

17. Materiale da stampare

In Clienti › Materiale da stampare si stampano tre locandine A4 con codice QR da appendere in negozio o tenere sul bancone:

• «Lasciaci una recensione»: porta alla scheda Google del negozio;
• «Regala una Gift Card»: porta all'acquisto della gift card sul sito;
• «Iscriviti alla Carta Fedeltà»: porta al modulo di iscrizione.

1. Scegli il negozio (ogni punto vendita ha la sua scheda Google).
2. Scegli lo stile: Scuro (elegante, ideale per la tipografia) o Chiaro (consuma meno inchiostro).
3. Prova il QR inquadrandolo dallo schermo e stampa.

Il link delle recensioni si incolla, per ogni negozio, in Impostazioni › Recensioni Google: finché manca, la stampa di quella locandina resta disattivata.

18. Chiusura giornata

1. A fine giornata apri Vendite › Chiusura giornata: vedi subito il riepilogo del negozio selezionato.
2. Controlla vendite, pezzi, incassi per metodo di pagamento (contanti e carta, con la ripartizione dei pagamenti misti), resi e netto di cassa.
3. Premi «Invia via email»: il report in PDF arriva al titolare, con allegato il file del venduto da aprire con Excel.
4. Se serve, «Scarica PDF» salva il report A4 e «Stampa» lo manda alla stampante.

Cosa contiene il report

• Riepilogo, elenco delle vendite (con ora e cliente), elenco dei resi e totali per commessa.
• Articoli venduti nel giorno (articolo, marca, taglia, colore, pezzi, totale), con riepilogo per categoria e per marca. Il file del venduto si scarica anche dal pulsante «Venduto (Excel)».
• Gift card vendute o ricaricate e acconti della merce da parte, sommati al netto di cassa.
• Buono reso usato, buoni sconto usati ed emessi nel giorno.

Con «Ieri» o con il calendario rivedi una giornata precedente. La giornata va dalla mezzanotte alla mezzanotte, ora italiana.

Netto di cassa = totale incassato (contanti, carta, misto) meno i resi al banco. I resi fatti in cassa durante un cambio sono già compensati nello scontrino e non vengono sottratti due volte.

19. Report e analisi

Vendite e resi di un periodo

1. In Vendite › Vendite (o Vendite › Resi) imposta le date dal/al.
2. Premi «Scarica PDF»: ottieni un report A4 con esattamente le vendite (o i resi) filtrati, tutte le pagine comprese.
3. Oppure premi «Invia all'amministratore»: lo stesso PDF parte per email ai destinatari della chiusura, dopo una conferma che mostra a chi e per quale periodo.

Il report delle vendite riporta pezzi, sconti, incassi per metodo di pagamento, gift card e buono reso usati, IVA, il riepilogo per giorno e per commessa e l'elenco delle vendite. Quello dei resi riporta resi al banco e in cassa, riepilogo per motivo e saldo residuo dei buoni.

Report di magazzino

In Analisi › Report (amministratore e responsabile):

• Report stock: giacenze per prodotto, brand e categoria, con il valore;
• Report movimenti: movimenti per periodo, tipo e negozio;
• Report commesse: vendite attribuite a ciascuna commessa.

Ogni report si esporta in file CSV da aprire con Excel, utile per i riordini, per l'inventario e per il commercialista.

Analisi per dipendente e per negozio

Riservate all'amministratore, in Analisi:

• Performance dipendenti: classifica per ricavo netto con numero di vendite, importo, scontrino medio, articoli venduti, resi e suddivisione per metodo di pagamento.
• Performance negozi: confronto tra punti vendita (vendite, scontrino medio, articoli, valore dello stock, resi, ricavo netto) con la variazione rispetto al periodo precedente e i migliori dipendenti di ogni negozio.

Entrambe si filtrano per negozio e per periodo.

Registro attività

In Amministrazione › Registro Attività l'amministratore vede chi ha fatto cosa e quando (vendite, movimenti, modifiche…), con filtri per data, utente e tipo di azione. Le voci del registro non si possono modificare né cancellare.

20. Utenti, commesse e ruoli

Creare un utente

1. Apri Amministrazione › Utenti e premi «Nuovo utente».
2. Inserisci nome, cognome, email e password.
3. Scegli il ruolo (vedi la tabella) e assegna almeno un negozio: un utente senza negozi non vede alcun dato.

L'amministratore può reimpostare la password di qualsiasi utente. Un utente che non lavora più si disattiva invece di eliminarlo, così resta lo storico delle sue operazioni. Per inserire tutto il personale in una volta c'è Amministrazione › Import Utenti, con un file CSV (colonne email, nome, cognome, ruolo, negozi), anteprima degli errori e password generate in automatico.

Commesse

Le commesse (in Amministrazione › Commesse) servono ad attribuire ogni vendita alla persona che l'ha seguita, anche se la cassa usa un unico accesso. Se un negozio ha commesse configurate, in cassa la scelta della commessa è obbligatoria. I totali per commessa compaiono nella chiusura giornata e nei report.

Ruoli e permessi

Responsabili e dipendenti lavorano solo sui negozi assegnati; l'amministratore vede tutti i negozi.

21. Impostazioni

La pagina Supporto › Impostazioni è riservata all'amministratore. Le sezioni principali:

22. I tuoi dati e sicurezza

Scaricare tutti i dati

I dati restano del negozio e si possono portare via in qualsiasi momento.

1. Apri Impostazioni › I tuoi dati.
2. Premi «Scarica tutti i dati (ZIP)».
3. Ottieni un unico file ZIP (archivio compresso) con un file CSV per ogni tipo di dato: prodotti, giacenze, vendite, resi, clienti, gift card, buoni, movimenti e registro attività, apribili con Excel. Password e chiavi di accesso non sono mai incluse.

Sicurezza

• Connessione cifrata tra il negozio e il gestionale.
• Password protette: conservate solo in forma cifrata e mai esportate; regole minime di robustezza per tutti.
• Ruoli e negozi assegnati: ognuno vede e fa solo ciò che gli compete.
• Dati separati per ogni azienda.
• Registro attività non modificabile.
• Backup automatico ogni notte, verificato e conservato per 30 giorni, più una copia mensile conservata per un anno.

23. In arrivo

Collegamento al registratore telematico In arrivo

Il collegamento diretto tra la cassa e il registratore telematico (la stampante fiscale che invia i corrispettivi all'Agenzia delle Entrate), con emissione dello scontrino fiscale e del documento di reso dal gestionale, è in fase di collaudo e non è ancora disponibile. Nel frattempo lo scontrino fiscale si emette con il proprio registratore e il gestionale stampa lo scontrino di cortesia.

24. Assistenza e domande frequenti

Aprire una richiesta di assistenza

1. Apri Supporto › Assistenza (disponibile per tutti) e premi «Nuovo ticket».
2. Scegli la categoria: Malfunzionamento, Nuova funzionalità, Domanda o Urgente.
3. Descrivi il problema con i passaggi per ripeterlo e invia.
4. Segui lo stato (aperto o chiuso) e leggi le risposte direttamente nella scheda del ticket.

Domande frequenti

Posso usare StockFlow ERP dal tablet o dal telefono?

Sì. L'interfaccia si adatta a computer, tablet e telefono e funziona da qualsiasi browser aggiornato.

Cosa succede se cade internet mentre vendo?

La cassa continua a vendere e invia le vendite appena la rete torna, senza doppioni (vedi il capitolo 9).

Le gift card scadono?

Sì: la validità standard è di 12 mesi. Titolare e responsabile possono impostare scadenze diverse.

Posso rendere in un negozio un articolo comprato nell'altro?

Sì. Basta leggere il codice dello scontrino: il reso si registra nel negozio dove ti trovi e la merce rientra lì.

Come porto i miei dati al commercialista?

Con il PDF delle vendite di un periodo, il registro gift card, il file del venduto della chiusura giornata o l'export completo in Impostazioni › I tuoi dati.

Dove trovo una guida per il primo giorno?

Nella Guida al primo utilizzo, un percorso breve per iniziare.